El trabajo desde la perspectiva individual
Analizaremos, ahora, los flujos de trabajo y la estructura del mismo, desde el punto de vista del empleado y el puesto individual. En este sentido, primero revisaremos las diversas teorías sobre la motivación de los trabajadores y el logro de un mayor rendimiento; después revisaremos las distintas formas de diseñar los puestos de trabajo para maximizar la productividad del empleado. En el siguiente apartado estudiaremos el análisis del puesto de trabajo y la recopilación y organización de la información respecto a las tareas y obligaciones de cada puesto específico. Finalmente, realizaremos un análisis de las descripciones de las tareas, que son uno de los principales resultados del análisis del puesto de trabajo.
Motivación: Todo lo que impulsa, dirige y sostiene el comportamiento humano. En Gestión de RRHH, el deseo de una persona por hacer su trabajo lo mejor posible o por hacer el máximo esfuerzo para realizar las tareas asignadas.
Motivación de los empleados
La motivación puede definirse como aquello que fortalece, dirige y mantiene el comportamiento humano. En la Gestión de Recursos Humanos, este término hace referencia al deseo de una persona de hacer el trabajo lo mejor posible, o de ejercer el máximo esfuerzo para realizar las tareas encomendadas. La cuestión fundamental en el estudio de la motivación consiste en dirigir el comportamiento al logro de un objetivo.
La teoría de la motivación intenta explicar por qué los empleados están más motivados y más satisfechos por un tipo de trabajo que por otro. Para los directivos resulta esencial comprender la motivación del trabajo porque los empleados que están muy motivados están en mejor disposición de ofrecer un producto o servicio de calidad superior que aquellos otros trabajadores que carecen de motivación.
La teoría de los dos factores
La teoría de los dos factores de la motivación, desarrollada por Frederick Herzberg, intenta identificar y explicar los factores que los empleados consideran satisfactorios e insatisfactorios sobre sus trabajos. El primer grupo de factores, llamados motivadores, son factores internos al trabajo que generan satisfacción laboral y una mayor motivación. Si estos factores no existen, los empleados no estarán suficientemente motivados para realizar todo su potencial. Algunos ejemplos de factores motivadores son los siguientes:
- La naturaleza del trabajo
- La realización
- El reconocimiento
- La responsabilidad
- Las oportunidades de promoción
Queremos hacer notar que el salario no está incluido en la lista de factores de motivación. Herzberg afirma que la paga se encuentra en un segundo grupo de factores denominado de higiene o factores de mantenimiento. Los factores de higiene son ajenos al trabajo, porque pueden localizarse en el entorno laboral. La falta de factores de higiene puede provocar una insatisfacción activa y una desmotivación, e incluso, en situaciones extremas, el absentismo laboral. Entre otros factores de higiene, podemos enumerar los siguientes:
- Políticas de empresa
- Condiciones laborales
- Seguridad laboral
- Salario
- Prestaciones
- Relaciones con supervisores y directivos
- Relaciones con los compañeros
- Relaciones con los subordinados
Según Herzberg, cuando la dirección proporciona los factores de higiene adecuados, los empleados no estarán insatisfechos con su trabajo, pero tampoco estarán motivados para rendir al máximo. Para motivar a los trabajadores, la dirección debe ofrecer algunos factores de motivación.
La teoría de los dos factores tiene dos consecuencias para el diseño del puesto de trabajo:
- Los puestos de trabajo deben estar diseñados para ofrecer el máximo número de factores de motivación posible.
- Los cambios en los factores de higiene, tales como la paga o las condiciones laborales, no mejorarán de forma sostenida la motivación de los trabajadores a largo plazo, salvo que vayan acompañados de cambios internos en el propio puesto de trabajo.
La teoría del ajuste laboral
Cada trabajador tiene cualidades y necesidades exclusivas. La teoría del ajuste laboral sugiere que la motivación y la satisfacción laboral de los empleados dependen del ajuste entre sus necesidades y cualidades, y las características del puesto de trabajo y de la organización. Un mal ajuste entre las características individuales y el entorno laboral puede provocar baja motivación. La teoría del ajuste laboral propone que:
- El diseño del puesto laboral puede hacer que un empleado se vea motivado y retado, pero no conseguir los mismos efectos en otro trabajador. Por ejemplo, un trabajador con una minusvalía psíquica puede encontrar motivador un trabajo repetitivo en un restaurante de comida rápida, pero un licenciado universitario puede considerar que este trabajo es muy aburrido.
- No todos los empleados quieren verse implicados en la toma de decisiones. Los empleados con poca motivación para participar pueden adaptarse mal a un equipo auto-dirigido porque pueden resistirse a dirigir a otros miembros del quipo y a aceptar la responsabilidad de las decisiones de equipo.
La teoría del establecimiento de objetivos
La Teoría del establecimiento de objetivos, desarrollada por Edwin Locke, sugiere que los objetivos del empleado permiten explicar la motivación y el rendimiento laboral. El razonamiento es el siguiente: puesto que la motivación es un comportamiento dirigido a objetivos, los objetivos claros y difíciles tendrán como resultado una mayor motivación para el empleado que aquellos objetivos fáciles y ambiguos.
La teoría del establecimiento de objetivos tiene algunas consecuencias importantes para los directivos, puesto que sugiere que éstos pueden aumentar la motivación de los empleados dirigiendo el proceso de establecimiento de los objetivos. Entre estas consecuencias consideramos las siguientes:
- Los empleados estarán más motivados para rendir cuando tienen objetivos claros y específicos. Un director de una tienda cuyo objetivo específico sea “aumentar la rentabilidad de la tienda en un 20% en los próximos seis meses” realizará más esfuerzos que otro al que se le diga “hazlo lo mejor que puedas”.
- Los empleados estarán más motivados para lograr objetivos difíciles. Por supuesto, los objetivos deben ser alcanzables, puesto que de no ser así el empleado se acabará sintiendo frustrado. Por ejemplo, un programador informático sin experiencia puede prometer entregar un programa en un tiempo imposible de conseguir. El director del programador puede ayudarle a establecer una fecha tope difícil de alcanzar, pero más realista.
- En algunos casos, aunque no en todos, la participación de los empleados en el establecimiento de los objetivos es más motivadora que si los objetivos son establecidos por los directivos. Los directivos pueden establecer objetivos consensuados con los empleados y con un planteamiento de dirección por objetivos (Management by objectives; MBO), o creando equipos auto-dirigidos que acepten la responsabilidad de establecer sus propios objetivos.
- Los empleados que reciben con frecuencia una retroalimentación sobre los progresos que están teniendo para alcanzar sus objetivos, pueden tener una mayor grado de motivación y de rendimiento que los empleados que no reciben esa información o la reciben con poca frecuencia. Por ejemplo, un director de un restaurante puede motivar a los camareros para que pidan la opinión de los clientes sobre la calidad del servicio, con la intención de trasladar esta información a todos los empleados para que mejoren esa prestación.
La teoría de las características del trabajo
Desarrollada por Richard Hackman y Greg Oldham, la teoría de las características del trabajo afirma que los empleados estarán más motivados y más satisfechos con su trabajo, en tanto en cuanto el trabajo tenga determinadas características esenciales. Tales características contribuyen a crear las condiciones que permiten a los empleados experimentar estados psicológicos críticos relacionados con resultados laborales beneficiosos, incluyendo una gran motivación laboral. La fortaleza de este vínculo entre características del trabajo, estados psicológicos y rendimiento laboral está determinada por la intensidad de la necesidad de crecimiento individual del empleado.
Existen cinco características esenciales del trabajo que activan tres estados psicológicos críticos. Las características esenciales del empleo son las siguientes:
1. Variedad en la cualificación. El grado en que un trabajador requiere que una persona haga cosas distintas y utilice diversas cualidades, habilidades y talentos.
2. Identidad de la tarea. El grado en que una persona puede hacer el trabajo de principio a fin con un resultado visible.
3. Relevancia de la tarea. El grado en que el trabajo tiene un impacto significativo sobre los demás, tanto de dentro como de fuera de la organización.
4. Autonomía. La cantidad de libertad, independencia y discreción que el empleado ha de tener en áreas tales como la programación del trabajo, la toma de decisiones o la decisión de cómo realizar el trabajo.
5. Retroalimentación. El grado en que el trabajo ofrece al empleado una información clara y directa sobre su rendimiento y sus resultados.
Los tres estados psicológicos críticos que se ven afectados por las anteriores características esenciales del trabajo son las siguientes:
1. Significatividad. El grado en que el empleado siente que su trabajo es importante, valioso y que merece la pena.
2. Responsabilidad. El grado en que el empleado se siente personalmente responsable de los resultados de su trabajo.
3. Conciencia de los resultados. El grado en que el empleado entiende normalmente si está haciendo su trabajo de forma eficaz o no.
La variedad de la cualificación, la identidad de la tarea y la relevancia de la misma están vinculadas con la significatividad del trabajo. La autonomía se relaciona con la responsabilidad y la retroalimentación con la conciencia de los resultados.
Un trabajo que tenga unas características que permitan a un empleado experimentar los tres estados psicológicos críticos genera recompensas internas que mantienen la motivación. Estas recompensas provienen del hecho de tener un trabajo en el que la persona puede aprender (conciencia de los resultados), que ha realizado bien su trabajo (responsabilidad) y que, además, aprecia (significatividad).
Lógicamente, esta situación deriva en determinados resultados que son beneficiosos para el empresario: rendimiento de alta calidad, mayor satisfacción del trabajador y menor absentismo y rotación de trabajadores. La teoría de las características del trabajo sostiene que los trabajos deben diseñarse teniendo en cuenta las características que los empleados consideran gratificantes y motivadoras.